Станут ли автоматизированные процессы будущим финансовых отделов?

Препятствия на пути к автоматизации

Автоматизация обработки счетов является не только сложным, но и затратным процессом трансформации. Судя по отчету AIIM’s Finance and Accounting in 2017: Automating Core Information Workflows (Финансы и учет в 2017 году: автоматизация основных процессов обработки информации), созданному в партнерстве с Canon, это осознают и руководители компаний. 25% специалистов считают, что внедрение автоматизированного решения для обработки счетов не окажет должного влияния на уровень соответствующих расходов. Несмотря на это, 23% прогнозируют, что внедрение такого автоматизированного решения сократит расходы на 15–20%, а 22% считают, что расходы сократятся на 25–50%. Почему же в таком случае на значимость инструментов автоматизации обращают так мало внимания?

Видимо, компаниям для составления четкой картины не хватает успешных примеров внедрения этих инструментов автоматизации в работу финансовых отделов. Все становится немного яснее, если учитывать тот факт, что те, кто уже вложились в процессы автоматизации, сообщают о достижении целей, которые ставят перед собой многие отделы и компании, — 28% сообщают о снижении уровня расходов на 25–50% после внедрения автоматизированного решения для обработки счетов. 24% организаций, располагающих инструментами автоматизации, сообщают об окупаемости инвестиций в течение 3 месяцев или быстрее, в то время как 36% достигли таких показателей в течение 1 года. Такие результаты, впрочем, все равно не убеждают руководство компаний в потребности внедрения процессов автоматизации.
Но расходы — это лишь часть проблемы. Особенности организации также могут встать на пути финансовой перезагрузки. Тогда как 29% организаций сообщают о финансовой невозможности внедрения инструментов автоматизации, в 27% компаний такое решение связано с тем, что руководство сомневается в изменении системы управления. Конечно, переход может стать источником некоторых неудобств, но если финансовый отдел с помощью цифровых инструментов станет продуктивнее и поможет бизнесу двигаться вперед, их внедрение является необходимой мерой.

Руководство компании должно помочь добиться автоматизации

Возможно, самой сложной задачей является отказ от старых систем. 22% руководителей описывают автоматизацию как решение, которое «нельзя настроить или интегрировать с текущими системами»; в итоге проекты по автоматизации "замораживаются". Еще 23% сообщают о том, что одновременная работа сразу над несколькими проектами затрудняет выбор приоритетных задач. Это подтверждает нежелание инициировать или поддерживать стремление к автоматизации. Более четверти (27%) сотрудников считают главным на пути к одобрению проектов по автоматизации обработки счетов игнорирование задачи руководством, и это несмотря на явную возможность значительно повысить продуктивность отдела с помощью оптимизации этих процессов.

В итоге необходимо сначала доказать потенциал автоматизации руководству и только затем представлять их вниманию план преобразования. В то время как некоторые руководители могут изначально знать о возможных преимуществах, например о высокой скорости выполнения заказов (46%), сокращении числа ошибок (46%) и более точной обработке данных (35%), такой переход все равно сулит ряд проблем компаниям, которые не столь активно работают в цифровой среде. Финансовым отделам требуется подготовить к трансформации свою рабочую среду и сосредоточиться на процессах, трансформация которых при минимальных инвестициях окажет наиболее сильное положительное влияние на работу бизнеса. После того как удастся убедить руководство в целесообразности трансформации, придет время начинать реализацию стратегии автоматизации.

Если финансовый отдел необходимо сделать одним из передовых отделов бизнеса, требуется перестать рассматривать его как центр расчетов, а для этого необходимо внедрять дополнительные решения и функции. Теперь у компаний есть такая возможность. Вполне вероятно, что из всех отделов автоматизация может оказать наибольшее влияние именно на работу финансового отдела и таким образом избавить его сотрудников от репутации «счетоводов».