Что финансовым директорам нужно знать о цифровой трансформации

Как преобразуется роль финансового директора?

Традиционные задачи финансового директора — это планирование расходов, составление отчетов и управление рисками. Впрочем, теперь вместо отчетности о произошедшем финансовые директора все больше смотрят вперед и занимаются планированием будущего организации. Теперь от них требуется составление стратегии на основе данных, а также прогнозирование тенденций. Финансовые директора смогут справиться с этой ответственной задачей, только если будут освобождены от трудоемких процессов учета и администрирования. В итоге они обычно инвестируют в решения для автоматизации и оптимизации этих процессов, а сами фокусируются на стратегическом планировании и повышении общей ценности компании.

Действительно ли финансовые отделы обычно отстают по темпам цифровой трансформации?

Обычно для финансового отдела цифровая трансформация несет с собой больше трудностей, чем для остальных отделов компании. 88%¹ признают, что им сложно выполнять цели в рамках процесса цифровизации бизнеса. В результате финансовый отдел страдает от низкой производительности и эффективности; при этом работа такого отдела требует больших затрат и ресурсов. Это, в свою очередь, может привести к тому, что финансовый отдел надолго останется лишь центром управления расходами компании.
[1] Отчет AIIM: Finance and Accounting in 2017

Какие препятствия мешают компаниям проводить цифровую трансформацию в финансовых отделах?

Прогрессу продолжает мешать чрезмерно важная роль бумажных процессов и старых систем — 66%[1] сотрудников финансовых отделов говорят, что они опираются на бумажную документацию больше, чем любой другой отдел в их компании. На самом деле цифровой формат нужно внедрить в работу всех отделов компании, но такой переход является далеко не быстрым делом. Если отдел работает с важной и конфиденциальной корпоративной информацией, очень сложно учитывать, насколько сильно изменения повлияют на традиционные рабочие процессы. Можно сказать, что внедрение цифровых технологий должно быть тщательно продуманным, а компания должна организовать гибридную рабочую среду, в которой используются как цифровые, так и ручные процессы.

Как компании могут обеспечить эффективную интеграцию новых технологий с имеющимися системами финансовых отделов?

Современные компании всегда вынуждены работать как со старыми, так и с новыми системами, выполняя оптимизацию и обновление старых ИТ-решений одновременно с внедрением новых инструментов. В этой связи цифровая трансформация также является инструментом обновления ключевых процессов и использования возможностей автоматизации для повышения эффективности и подготовки аналоговых процессов для дальнейшей оптимизации. Вероятность успеха цифровой трансформации выше, когда компания сначала переходит на такую гибридную систему, где используются как цифровые, так и бумажные рабочие процессы.

В итоге компаниям требуется интегрировать гибкие технологии, которые будут активно применяться на разных этапах и полностью интегрироваться как с текущей, так и с будущими системами рабочих процессов.

Всегда есть технологии, которые находятся в центре внимания, но что, на ваш взгляд, обеспечит наиболее серьезный рывок в будущее для финансового отдела?

Тогда как существует множество технологий, про которые то и дело говорят как об «инструментах будущего», именно автоматизация является наиболее выгодным решением для развития финансового отдела. Автоматизация функций финансового отдела должна стать ключевым аспектом цифровой трансформации в любой компании; это важнейший фактор, позволяющий отделам связать внутренние процессы управления аналоговой и цифровой информацией. Существует множество преимуществ внедрения инструментов автоматизации для основных процессов, таких как обработка счетов и P2P, включая повышение эффективности, снижение административных расходов и упрощение задачи соответствия различным нормативным требованиям для организаций.

Автоматизация позволяет финансовым отделам минимизировать риски возникновения человеческих ошибок на этапе обработки бумажной документации, а также упрощает процедуру внедрения пошаговых мер, таких как обязательные процедуры утверждения, которые обеспечат полную процедуру проверки документации пользователями, ради оптимальной работы компании. Более того, цифровой процесс легко отслеживается на этапе аудита и будет соответствовать любым внутренним и внешним нормативным требованиям.

Возможности ИИ переоценены? Или эти инструменты могут помочь и в работе финансового отдела?

Яркой демонстрацией того, как ИИ может помочь бизнесу, является использование данных с целью получения ценных прогнозов вместо традиционного использования для отчетов о произошедших событиях. Одной из основных задач финансового директора и финансового отдела в целом является анализ работы компании и формирование стратегии. Этот процесс основывается на полученных данных; ИИ позволяет анализировать данные за предыдущие годы и отмечает различные следственные связи, которые могут быть незаметны человеческому глазу. После составления стратегии ИИ может в режиме реального времени отслеживать то, как компания следует проложенному курсу, и сообщать об отклонениях, отправляя отчеты выбранным акционерам при необходимости выполнения того или иного действия.

Как сотрудникам финансового отдела наладить взаимодействие с отделом закупок?

Отделы закупок и финансов тесно взаимодействуют, но лишь в трети организаций взаимодействие между ними считается по-настоящему налаженным. Точность и скорость выполнения оплаты значительно влияет на взаимоотношения организации с поставщиками. В случае если рабочие процессы недостаточно оптимизированы, процессы оплаты превращаются в чрезмерную нагрузку на сотрудников, в результате чего страдают взаимоотношения между компаниями. В итоге многие компании стремятся к интеграции технологий автоматизации для улучшения взаимодействия и, следовательно, сокращения количества задержек и ошибок, связанных с ручной обработкой счетов. Это, в свою очередь, поможет поддерживать хорошие взаимоотношения с поставщиками.

Как меняется процесс обработки счетов и каким он станет в будущем?

По данным AIIM, 22%[1] компаний признают, что лишь около четверти их счетов обрабатываются автоматически, но этот показатель скоро вырастет, и на то есть ряд очевидных причин. Исследование AIIM показало, что в компаниях, где обработка счетов происходит вручную, в среднем этот процесс занимает около 3–5 дней. В то же время в компаниях, где обработка счетов выполняется с помощью автоматизированного решения, та же процедура занимала менее 1 дня.